Procedimiento
Procedimiento
Para el trámite ante el Consejo de la Facultad de las solicitudes de estudiantes de pregrado y posgrado, se tendrá el seguimiento procedimiento:
1. Radicación.
Todas las solicitudes deben tener una carta de motivación con las siguientes especificaciones:
•Lugar y fecha
•Estar dirigidas al Consejo de la Facultad
•Asunto
•Descripción del asunto
•Anexos (Las solicitudes debe presentar los documentos que las soporten)
•Nombres y apellidos del solicitante, código estudiantil y correo electrónico institucional
Las solicitudes deben ser radicadas en las Direcciones de Programa. Al momento de radicarla, se debe solicitar información sobre la sesión del Consejo de la Facultad en la cuál será estudiada y la fecha en la que se enviará la respuesta (máximo 15 días después a la fecha de la sesión del Consejo).
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2. Verificación.
Las Direcciones de Programa verificarán el cumplimiento de las condiciones de presentación y normativas (según lo establecido en la reglamentación vigente) de las solicitudes presentadas.
3. Estudio.
Después de la verificación de condiciones de presentación y normativas de las solicitudes, estas se estudiarán por las siguientes instancias y/o cuerpos colegiados:
•Dirección de Programa y/o Comités Curriculares: Las solicitudes se responden preliminarmente en términos de RECOMIENDA o NO RECOMIENDA.
•Comisión de Asuntos Estudiantiles: Evaluará la conformidad de las solicitudes con las disposiciones normativas vigentes y las responderá en términos de RECOMIENDA o NO RECOMIENDA.
•Consejo de la Facultad: Responde de forma definitiva las solicitudes en términos de APROBADA o NO APROBADA.
4. Respuesta
La Secretaría Académica remitirá a las Direcciones de Programa la respuesta de las solicitudes estudiantiles después de cada sesión del Consejo de la Facultad, para ser comunicada a los estudiantes peticionarios.
Es responsabilidad del estudiante realizar el seguimiento a la solicitud. En caso de no recibir respuesta en la fecha prevista, el estudiante podrá acercarse a la Dirección de Programa para informarse de los motivos o inconvenientes que se presentaron en el trámite de la solicitud (falta de documentación presentada, aplazamiento de su estudio por parte del Comité Curricular, aplazamiento de la fecha de realización del Consejo de la Facultad, etc.).
De las solicitudes APROBADAS por el Consejo de la Facultad, se expedirá un acto administrativo (Acuerdo), que se remitirá (junto a los soportes) a la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico para el reporte de las novedades en la hoja académica del estudiante.
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Recomendaciones
Recomendaciones
Algunas recomendaciones:
Para adición de créditos: Establecer ubicación semestral (ver Registro Extendido Plataforma Academusoft) y revisar el número máximo de créditos permitidos para ese semestre (según plan de estudios del programa). El Consejo de la Facultad puede autorizar hasta tres (3) créditos académicos por encima de lo establecido para cada semestre para la inscripción de cursos. (Parágrafo 1, Artículo 49, Acuerdo No. 042 de 2014 Consejo Académico).
Para cancelación de cursos: Se pueden hacer cancelaciones de cursos de manera voluntaria hasta la semana 10 del calendario académico. (Literal B, Artículo 9, Acuerdo No. 006 de 1996 Consejo Superior). Recordar que el Parágrafo 1 del Artículo 7 del Acuerdo 006 de 1996 del CSU establece el orden de prioridades para el registro de matrícula, según la posibilidades que les da la programación, así: oferta de asignaturas de los niveles anteriores al que se matricula, si alguna de ellas no han sido ya aprobadas; oferta de asignaturas para el nivel en el que se matricula, oferta de asignaturas para el nivel inmediatamente posterior, oferta de asignaturas en cualquier nivel posterior del plan de estudio. Adicional a esto, el Artículo 20 del Acuerdo 051 de 1990 del CSU establece que es prioritaria la matrícula de las asignaturas pendientes de niveles anteriores o que se deban repetir.
Para cancelación de periodo académico: Se puede cancelar de manera voluntaria la matrícula hasta la semana 10 del calendario académico en el periodo académico que cancela. (Literal B, Artículo 9, Acuerdo No. 006 de 1996 Consejo Superior). Si es por problemas graves de salud, se podrá hacer el cualquier momento del periodo académico (Literal D, Artículo 9, Acuerdo No. 006 de 1996 Consejo Superior), con confirmación del servicio médico de la Universidad (Artículo 27, Acuerdo No. 051 de 1990 Consejo Superior).
Para corrección de nota: El Artículo 98 del Acuerdo 051 de 1990 del Consejo Superior “Por el cual se expide el reglamento académico-estudiantil para programas presenciales de pregrado”, los profesores tendrán un plazo de quince (15) días calendario, contados a partir de la fecha del cierre de la plataforma Academusoft, para hacer la corrección a los errores en las notas entregadas; y los estudiantes tendrán un plazo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha del cierre de la plataforma Academusoft, para solicitar correcciones a las notas reportadas. Pasados quince (15) días de la fecha de cierre de la plataforma Academusoft, las notas serán inmodificables.
Para homologaciones: Las solicitudes de homologación de niveles de idiomas extranjeros (inglés), una vez recibidas en el Programa se deben tramitar ante el Departamento de Español e Inglés para recibir concepto de viabilidad. Para las homologaciones de cursos de otros departamentos y/o universidades, se debe anexar los contenidos de los cursos a homologar y el certificado de notas (original).
Para matrícula en categoría de movilidad académica: Realizar los procedimientos con el acompañamiento de la Oficina de Relaciones Internacionales.
Para matrícula extemporánea: Se pueden adicionar cursos en el registro de matrícula después de las fechas determinadas por el Consejo Académico (Parágrafo 2, Artículo 7, Acuerdo No. 006 de 1996 Consejo Superior). Se debe tener en cuenta ubicación semestral (ver Registro Extendido Plataforma Academusoft) y revisar el número de créditos establecidos para ese semestre (según plan de estudios del programa), para así determinar sí la solicitud es procedente. Las solicitudes de matrícula extemporánea deben ser tramitadas durante el periodo académico, ya que la reglamentación vigente de la Universidad no contempla la figura de estudiante asistente.
Para reintegro: Revisar las fechas establecidas en el Calendario Académico para la recepción de solicitudes (el Calendario Académico establece dos fechas al año). Las solicitudes deben tener el Vo. Bo. de la Oficina de Liquidación de Matrículas y anexar un certificado de notas expedido por la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico. Recordar que el Parágrafo 1 del Artículo 9 del Acuerdo No. 006 (Marzo 1) de 1996 del Consejo Superior establece que la renovación del derecho de matrícula se debe realizar "en los siguientes cuatro (4) periodos académicos o semestres" y que el Artículo 33 del Acuerdo No. 051 (Agosto 8) de 1990 de Consejo Superior establece que "quienes hayan interrumpido sus estudios por más de cuatro (4) periodos académicos, no podrán continuarlos y en caso que insistan en ello, deberán solicitar su ingreso como si fueran estudiantes nuevos".
Para distinción de trabajos de grado: La calificación de “meritorio” requerirá la solicitud motivada y unánime del jurado. Debe ser aceptada por el Comité de Investigaciones de la Facultad y aprobada por el Consejo de la Facultad. La calificación de “laureado” requerirá la solicitud motivada y unánime del jurado, la aceptación del Comité de Investigaciones y la recomendación del Consejo de Facultad. La aprobación de la distinción la hará el Consejo Académico. (Artículo 129, Acuerdo No. 051 de 1990 Consejo Superior).
ACUERDO N°158 DE 2020 (febrero 25 de 2021) "Por el cual se adopta el reglamento interno para el Consejo de la Facultad de Ciencias Humanas y Artes de la Universidad del Tolima"
